Quando uma empresa de tecnologia cresce, a primeira dor aparece na entrega — e é a que todo mundo corre para resolver. Mais contratos significam mais gente alocada, mais prazo para cumprir, mais time para coordenar. E faz sentido tratar isso primeiro: é dali que vem a receita.
A segunda dor demora mais a aparecer e quase nunca recebe a mesma urgência: o administrativo. São vários contratos rodando ao mesmo tempo, cada um com sua regra de medição e faturamento, um punhado de pessoas que são as únicas que sabem como cada um funciona — e o número que a diretoria precisa para decidir ficando cada vez mais difícil de extrair.
Foi exatamente aí que a Tarea chegou em 2021.
Quem é a Tarea
A Tarea Gerenciamento é uma empresa de TI brasileira especializada em gestão e banco de dados, com foco em integração, visualização, inteligência artificial e business intelligence. Nasceu em 2009 e hoje tem mais de 130 colaboradores e uma carteira de mais de 110 clientes, em 15 estados da federação e também na Argentina.
A maior parte dessa carteira é setor público — secretarias estaduais de fazenda e órgãos federais, com contratos longos, prestação de contas rigorosa e regra própria de medição.
O problema não era a planilha. Era a dependência de pessoas.
Até 2021, a operação inteira era controlada em múltiplas planilhas. O número fechado chegava depois, já consolidado pela contabilidade — ou seja, a diretoria enxergava o resultado, mas não enxergava o dado que formava o resultado.
Rafael Vilela, sócio fundador e presidente do conselho de administração da Tarea, descreve o momento da virada sem meio-termo:
“A gente decidiu trocar de sistema quando reconheceu que não podia mais depender de poucos colaboradores ‘heróis’ que concentravam o histórico e o dia a dia da operação.”
Esse é o ponto que costuma passar despercebido. A planilha não quebra sozinha — ela funciona bem, desde que a pessoa certa esteja na empresa. O risco não é operacional, é de continuidade:
“O maior risco era perder competitividade por falta de dados integrados e confiáveis para a tomada de decisão — uma situação que colocava em xeque a própria continuidade do negócio.”
Para quem vende contrato ao setor público, isso tem um agravante. A credibilidade da empresa depende de prestar contas com rigor e dentro do prazo. Sem visibilidade financeira clara, a prestação de contas vira esforço heróico todo mês.
A decisão: o sistema é metade do resultado
A Tarea já tinha escolhido o SAP Business One antes de procurar um parceiro. O que ainda estava em aberto era quem faria a implantação — e, na leitura do Rafael, era aí que estava o risco de verdade:
“A escolha do sistema garante só metade do sucesso. A outra metade depende de quem vai realizar a implantação.”
O que pesou a favor do produto foi a robustez para lidar com a complexidade fiscal brasileira — ICMS, PIS/COFINS, ISS, nota fiscal eletrônica, retenção de IRF — e a flexibilidade para customizar controles de contrato, como orçado versus realizado por projeto e rateio por centro de custo. Quatro anos depois, com a reforma tributária em curso, é o próprio Rafael quem avalia a aposta:
“Essa aposta se provou certa: hoje, com a reforma tributária em andamento, nosso ERP já está preparado para emitir nota fiscal com os novos códigos de CBS e IBS. A base que construímos com o SAP B1 segue absorvendo mudança regulatória sem trauma.”
O processo de escolha do parceiro foi o que se espera de uma empresa de tecnologia avaliando outra: pediram proposta a mais de uma consultoria, pediram referências de clientes de cada uma e conversaram diretamente com essas referências.
A Power One entrou nessa lista por um caminho pouco convencional. O Rafael tinha participado da Academia SAP B1, o treinamento gratuito que eu ministro, e foi de lá que veio a conversa sobre uma proposta para a Tarea.
A decisão final, segundo ele, foi por segurança técnica e por conta feita na ponta do lápis:
“Escolhemos a Power One porque ofereceu a maior segurança técnica e o melhor custo-benefício — fizemos até a conta de que custaria menos que um gerente financeiro sênior e traria muito mais valor para a empresa.”
Quatro meses entre a assinatura e a operação no ar
Contrato assinado em janeiro de 2022. Go-live em 1º de maio de 2022.
Quatro meses entre a decisão e a operação rodando de verdade no sistema novo, com o time da Tarea envolvido em todas as etapas de levantamento, parametrização e testes. Esse é o prazo real de uma implantação bem conduzida numa empresa desse porte — não é promessa de catálogo, é data de contrato e data de go-live.
O que mudou: de meses para o mês seguinte
O número que melhor traduz o antes e o depois é o prazo de fechamento.
“O prazo de fechamento contábil e dos resultados hoje sai já no mês seguinte, de forma automática dentro do próprio ERP — um processo que antes era manual e levava meses.”
Na prática, RH, contrato, projeto, faturamento e financeiro passaram a viver no mesmo lugar, com a mesma fonte de verdade. O orçado versus realizado por projeto virou consulta. O cruzamento de centro de custo com contrato virou consulta. A alocação de horas por colaborador em cada contrato, via timesheet, virou consulta.
E a Tarea não precisou montar um departamento de SAP para isso. Mantém uma equipe interna enxuta, organizada em três frentes — financeiro, administrativo/logística e contábil/tributário —, todas subordinadas a um gerente financeiro. Quando a necessidade é estrutural, a Power One entra como consultoria. É um arranjo que mantém o custo fixo baixo sem deixar a empresa refém de um fornecedor para tarefa de rotina.
O que o contrato público exige de um ERP que uma venda comum não exige
Esta é a parte do case que interessa especificamente a quem vende para governo — e é onde a maioria dos ERPs genéricos não chega.
“Setor público exige um nível de rastreabilidade que empresa comum não precisa: cada contrato tem prazo, regra de reajuste, forma de medição e exigência de prestação de contas próprios, muitas vezes amparados pela Lei 14.133.”
O detalhe que transforma isso em risco financeiro: cada item do contrato tem um limite próprio, que só pode ser alterado por aditivo, dentro do limite legal. Gasto além da quantidade contratada pode gerar processo administrativo — inclusive em contrato de serviço sob demanda.
A Tarea trata cada contrato como um centro de custo dentro do próprio SAP Business One, com orçamento planejado e realizado lado a lado e contrato guarda-chuva para os itens sob demanda. Assim que um contrato novo é assinado, os múltiplos pedidos de venda e de compra previstos já são lançados — e esse lançamento foi automatizado por uma aplicação que a Tarea desenvolveu em conjunto com a Power One, dentro do próprio sistema.
Esse é o ponto em que a resposta deixa de ser “qual ERP” e passa a ser “quem configura o ERP”. Nenhum sistema entrega isso pronto da caixa.
Quase cinco anos depois
Perguntado se recomendaria, o Rafael responde na condição de quem já passou pelo processo inteiro:
“Eu diria que sim — mas que o ERP precisa ser tratado como parte da estratégia de venda e de operação de contratos com o setor público, não só como retaguarda financeira.”
E acrescenta uma imagem que ele mesmo ouviu de outro cliente nosso, e que descreve bem a curva de qualquer implantação séria: um ERP é como um bebê chegando na empresa. No começo exige esforço desproporcional, porque ainda não anda sozinho. Com o tempo ganha autonomia, maturidade e eficiência — e a empresa ganha junto.
“Ter o SAP Business One com a Power One significa ter a tranquilidade de saber que o nosso controle financeiro e operacional aguenta o tamanho que a Tarea já é — e o tamanho que a gente ainda quer chegar.”
Pelo menos três empresas de tecnologia que atuam em mercado parecido ao da Tarea adquiriram o SAP Business One depois de conhecer esse caso.
Se a sua empresa se reconheceu aqui
O perfil é específico: empresa de tecnologia que vende projeto e contrato, com mix de serviço, licença de terceiro e recorrência, crescendo mais rápido do que o controle que tem hoje. Se há contrato público na carteira, a exigência de rastreabilidade só aumenta.
Se esse é o seu caso, vale uma conversa de 30 minutos — sem demonstração de produto, sem proposta na primeira call. A ideia é entender como você controla contrato e projeto hoje e dizer com honestidade se o SAP Business One resolve ou não.
Roberto Azevedo é sócio-fundador da Power One Consultoria em TI, parceira SAP para implantação de SAP Business One, e ministra a Academia SAP B1.
Perguntas frequentes
Quanto tempo leva para implantar o SAP Business One em uma empresa de tecnologia?
No case da Tarea, empresa com mais de 130 colaboradores, foram quatro meses entre a assinatura do contrato (janeiro de 2022) e o go-live (1º de maio de 2022), incluindo levantamento, parametrização e testes.
O SAP Business One atende empresa que vende contrato para o setor público?
Sim, desde que configurado para isso. A Tarea trata cada contrato como centro de custo dentro do sistema, com orçado e realizado lado a lado e contrato guarda-chuva para itens sob demanda — estrutura necessária para atender as exigências de medição e prestação de contas da Lei 14.133.
É preciso ter uma equipe interna de SAP para operar o sistema?
Não. A Tarea mantém uma equipe enxuta dividida em três frentes (financeiro, administrativo/logística e contábil/tributário) para a rotina, e aciona a Power One como consultoria quando a necessidade é estrutural.
O que o SAP Business One resolve que uma planilha não resolve?
Fonte única de dado entre RH, contrato, projeto, faturamento e financeiro. No case da Tarea, o fechamento contábil que antes era manual e levava meses passou a sair automaticamente no mês seguinte.
E a reforma tributária?
A Tarea já emite nota fiscal com os novos códigos de CBS e IBS no SAP Business One, preparados antes de virarem obrigação — o sistema absorveu a mudança por configuração, sem troca de plataforma.
